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Conviértete en un usuario avanzado de Google Drive con estos 20 consejos y trucos

2020

Cuando Google Docs apareció por primera vez hace más de una década, la idea de que el software se ejecutara en un navegador aún era extraña e inusual. Desde entonces, la nueva versión de Google Drive ha ido fortaleciéndose, y millones ahora confían en el procesamiento de textos gratuito, la hoja de cálculo y las herramientas de presentación que ofrece.

El hecho de que use Google Drive no significa que lo esté utilizando en todo su potencial. La suite ofrece características inesperadas y potentes cuando rascas su superficie. Aquí hay 20 de los más útiles.

El modo sin conexión de Google Drive te permite crear y editar archivos en tu navegador incluso sin una conexión a Internet. Tan pronto como te conectes a la web nuevamente, sincronizará tus cambios. Para configurarlo, haga clic en el icono del engranaje en Google Drive, elija Configuración y luego marque la casilla de acceso sin conexión.

Una de las herramientas más útiles dentro de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones es un pequeño botón que se parece a un rodillo de pintura, llamado Formato de pintura. Seleccione texto, haga clic en este botón en la barra de herramientas y puede pegar el formato de texto (no el texto en sí) en cualquier parte del documento según sea necesario.

Es posible que no se haya dado cuenta, pero Google Drive escanea todas las imágenes y archivos PDF que carga. Esto hace que el texto dentro de ellos se pueda buscar. Intente buscar una frase que sepa que está dentro de una imagen o PDF. La función aún no es perfecta ... por ejemplo, no intente buscar una frase escrita a mano, pero sigue siendo útil.

Puede descargar clientes de Google Drive para Windows y macOS que sincronizarán sus archivos, tanto los que cree en Google Drive como los de su unidad local, entre computadoras. El cliente de escritorio creará una carpeta de Google Drive en las computadoras. Coloque cualquier archivo en esa carpeta, y el archivo se cargará en la web y se sincronizará con las carpetas de Google Drive en sus otros dispositivos. Simplemente no intente cargar todo lo que posee Google Drive tiene límites de almacenamiento (consulte el n. ° 7 en esta lista).

Google Drive es ideal para trabajar en documentos (y hojas de cálculo y presentaciones) con otras personas. Si necesita captar la atención de un colaborador, puede hacerlo en un comentario: simplemente comience a escribir el nombre de un contacto y luego elija la entrada correcta de la lista que aparece.

Si necesita deshacer algunos errores o simplemente está sufriendo por el pasado, puede acceder a versiones anteriores del Doc, Hoja o Diapositiva que ha estado editando. Abra el menú Archivo, haga clic en Ver historial de revisiones, y puede obtener una vista previa o retroceder a las versiones anteriores del documento.

Aquellos de ustedes que le han pagado a Google por un espacio de almacenamiento adicional probablemente quieran saber qué ocupa la mayor parte. Y si se está quedando sin espacio, es posible que desee saber qué está acaparando todo su espacio. Para resolverlo, desplace el cursor sobre el cuadro de cuota de almacenamiento a la izquierda de la pantalla de Google Drive y luego haga clic en el botón "i" para ver primero sus archivos más grandes.

Si sube videoclips a Google Drive en un formato popular (como MP4), puede transmitirlos directamente desde la nube, al estilo de YouTube, sin ninguna configuración o edición especial. Es una forma de llevar tu colección de películas contigo cuando estás lejos de casa.

Los hipervínculos incrustados en los documentos no tienen que conducir a sitios web; puede crear fácilmente enlaces que salten a otros archivos dentro de Google Docs. Abra el cuadro de diálogo de enlace haciendo clic en el icono de enlace en la barra de herramientas, luego ejecute una búsqueda del título del archivo al que desea vincular.

Para aquellos momentos en los que desea agregar un poco más de dinamismo a sus documentos, importe una o dos fuentes adicionales. Abra el menú desplegable de fuentes en la barra de herramientas, seleccione Más fuentes y obtendrá acceso a miles de opciones extraídas de la colección de Fuentes de Google.

Si desea que sus dedos mecanografiados con exceso de trabajo descansen, active el dictado en Google Docs. Abra el menú Herramientas, haga clic en Escritura de voz, haga clic en el micrófono y comience a hablar. Si el software hace un error tipográfico, no hay problema: aún puede realizar ediciones con el teclado mientras la herramienta de dictado está abierta.

De forma predeterminada, las palabras mal escritas se subrayan en Google Docs, lo que puede ser molesto si usa muchos términos y jergas personalizados. Para agregar una palabra al diccionario, haga clic derecho sobre ella y elija Agregar al diccionario personal (que se puede encontrar en el menú Herramientas).

Para llenar una columna o fila larga de celdas con una serie (como días de la semana o números), resalte la primera celda o celdas de la serie, luego haga clic en el pequeño cuadrado azul en la esquina inferior derecha. (Cuando pasa el cursor sobre este "control", el cursor debe verse como un pequeño signo más). Arrastre hacia abajo o hacia adelante y, si la aplicación puede descubrir cómo funciona la serie, la extenderá a los cuadrados que está resaltando.

Cuando trabaje en una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google, tome nota del pequeño cuadro de resumen que aparece en la esquina inferior derecha. Seleccione un grupo de celdas, y puede hacer clic aquí para ver a qué se suman los contenidos, así como su promedio, máximo y mínimo.

Las plantillas también están disponibles en Documentos y Diapositivas, pero son particularmente útiles en Hojas de cálculo de Google. Estos planos pueden darle una ventaja inicial con sus finanzas, su informe anual o lo que sea que esté construyendo. Dirígete a la página principal de Google Sheets en línea para ver qué plantillas están disponibles.

Dale vida a tus hojas de cálculo con una imagen o cinco. Pueden flotar sobre el documento (haga clic en Insertar, luego en Imagen) o quedar bloqueado dentro de una celda en particular. Para la última opción, ingrese "= IMAGEN (URL)" en la celda, reemplazando "URL" con el enlace a la imagen en la web.

¿Desea realizar los mismos cambios en muchas diapositivas a la vez? La diapositiva maestra de la presentación es tu amiga. Abra el menú Diapositiva, haga clic en Editar maestro y puede modificar los diseños de plantilla para sus diapositivas, desde la diapositiva del título a las que muestran listas de viñetas.

Si está colocando una imagen en su presentación, entonces desea una que coincida con su esquema de color existente. Google Slides puede ayudarlo. Elija Insertar, luego Imagen, y si va a la pestaña Buscar e ingresa algunos términos, puede elegir una foto con el color dominante ideal.

Lo más probable es que, si está creando una presentación en Presentaciones de Google, planea compartirla con una audiencia. Si hace clic en el menú desplegable Presente en la web, verá la opción "Presente en otra pantalla". Use esto para enviar las diapositivas a un Chromecast cercano, o incluso a uno de los receptores AirPlay de Apple.

Otra forma de enviar su presentación al mundo en general es incrustarla en una página web. Haga clic en Archivo y luego en Publicar en la web, y puede publicar la presentación públicamente con su propia URL u obtener el código HTML que necesita para incrustarla en otro lugar.

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